关于印发《新疆维吾尔自治区法律援助业务档案管理办法》的通知

关于印发《新疆维吾尔自治区法律援助业务

档案管理办法》的通知

 

伊犁哈萨克自治区州司法局、档案局，各地、州、市司法局、档案局：

为进一步规范全疆法律援助业务档案，根据《中华人民共和国刑事诉讼法》《中华人民共和国档案法》《法律援助条例》《新疆维吾尔自治区实施〈法律援助条例〉办法》《办理法律援助案件程序规定》以及《律师业务档案管理办法》《新疆维吾尔自治区法律援助业务档案管理办法》，特制定本办法，现印发你们，请认真贯彻落实。

 

（增发县、市、区司法局、档案局）

 

 

 新疆维吾尔自治区司法厅          新疆维吾尔自治区档案局

 

                     2017年5月27日

 

新疆维吾尔自治区法律援助业务档案管理办法

 

第一章  总则

第一条  为规范法律援助业务档案的立卷归档工作，根据《中华人民共和国刑事诉讼法》《中华人民共和国档案法》《法律援助条例》《新疆维吾尔自治区实施〈法律援助条例〉办法》《办理法律援助案件程序规定》以及《律师业务档案管理办法》，结合我区法律援助工作的实际，制定本规定。

第二条  本办法适用于法律援助机构受理并指派给律师、法律服务工作者（以下简称承办人员）承办的法律援助案件形成的材料。

第三条  本办法所指法律援助业务档案包括：法律援助案件申请审批档案和法律援助案件承办档案。

第四条  法律援助案件申请审批档案及法律援助案件承办档案由承办人员所在机构遵照司法部、国家档案局有关档案管理规定整理，并交法律援助中心保存。

法律援助业务档案分为刑事、民事、行政、非诉讼四类。

第五条  法律援助业务档案是法律援助工作的真实记录和历史凭证，是法律援助工作的重要组成部分，法律援助机构应当配备专职或兼职档案管理人员，负责法律援助业务档案的集中统一管理。

第六条  法律援助机构监督管理本机构指派承办的法律援助案卷，接受上级司法行政部门和本级档案行政管理部门的监督和指导。

第二章  档案材料的收集

第七条  法律援助机构和承办人员办理法律援助案件（事项）过程中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等，都必须用耐久的书写材料（蓝黑墨水、碳素墨水）书写、打印、签发，要求字体整齐、清晰。

第八条  对已提交法院、仲裁机构或有关部门的证据材料，承办人员应当将其副本或复印件入卷归档。

第九条  对不能附卷归档的实物证据，承办人员可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载材料入卷归档后，分别保管。

第三章  档案的整理

第十条  归档的材料份数及每份材料的页数均应齐全完整；归档的材料要去掉易锈蚀的金属物；已破损的材料应修补；字迹模糊或易退变的材料应复制并与原件一并归档；归档材料大小应统一为A4规格，以保持材料边缘的整齐；整理归档的材料所使用的书写、纸张、装订材料等应符合档案长久保存要求。

第十一条  法律援助业务档案按审批年度、类别进行分类、排列，一案一卷、一卷一号。

第十二条  法律援助业务档案应按照案卷封面、卷内文件目录、案卷材料、备考表的顺序排列。

第十三条  卷内材料应按排列顺序用阿拉伯数字在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角填写页号。

第十四条  法律援助业务档案案卷封面、备考表应使用耐久的书写材料逐项按规定填写，字迹要工整、清晰。

第十五条  法律援助事项结案归档时应认真填写卷宗目录，做到卷宗目录与卷内材料顺序一致。

第十六条  汉文的案件档案卷宗统一在左侧装订，维文的案件档案卷宗在右侧装订。案卷装订采取三孔装订，在线绳活结处帖上法律援助中心封签，并在骑缝线上加盖印章。

第十七条  法律援助机构整理归档的法律援助业务档案保管期限见附件。

第四章  档案的接收和管理

第十八条  法律援助业务档案按照谁承办谁整理的原则整理归档。

第十九条  法律援助案件承办人员自办结法律援助案件后15日内，应当向指派案件的法律援助机构提交承办案件的全部案卷材料，法律援助机构应当自收到结案材料之日起15日内完成审查。

诉讼案件以收到判决书（裁定书、调解书）之日为结案日；执行法律援助事项以收到执行终结通知书之日为结案日；非诉讼法律事务、代拟法律文书、出具法律意见书，以委托事项办结之日为结案日。

受援人因具有《法律援助条例》第二十三条规定的情形之一而被法律援助机构终止法律援助的，或因受援人的过错，无需继续为其提供法律援助的，以法律援助承办人员接到终止法律援助通知书之日为结案日。

第二十条  法律援助机构应认真审查法律援助业务承办人员移交的案卷。对符合要求的按规定发放办案补贴；对不符合要求的案卷应退回，待审查合格后方可办理确认手续；对不符合归档要求又拒绝按要求改正的，法律援助机构应当向其所在单位发出通知要求予以纠正，或向司法行政机关提出相应的处罚建议。

第二十一条  法律援助档案管理人员应当熟悉档案情况，做好保管和防护工作，履行档案管理职责，因失职造成档案损毁丢失等情况的，追究失职人员的责任。

第二十二条  法律援助档案管理人员，要对法律援助业务档案分不同的保管期限，按结案时间顺序编写《案卷目录》。

第二十三条  涉及国家机密和个人隐私的案卷均列为涉密卷，确定密级，在归档时应在案卷封面右上角加盖密级章。

第五章  档案的保管和利用

第二十四条  各级法律援助机构应设置必需的档案专用库房和柜具，并有防盗、防光、防高温、放火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，室内要保持清洁、整齐、通风。

第二十五条  随卷归档的录音带、录像带等音像档案，应单独存放保管，防止磁化，并定期复制。

第二十六条  凡因工作需要，调阅案卷者，应持单位介绍信和工作证，经法律援助机构负责人批准后可以调阅。

第二十七条  凡涉及国家机密或个人隐私的档案一般不得查阅。特殊情况必须查阅的，应当报同级司法行政部门批准。

第二十八条  摘抄档案只能摘抄判决书、裁定书和调解书等有关的公文，若要摘抄其它材料，应当经法律援助机构负责人批准。

第二十九条  法律援助机构应建立法律援助业务档案借阅制度和档案借阅登记簿。借阅档案必须履行审批和登记手续，并限定借阅期限。因特殊情况不能按期归还的，借阅人应办理延期手续。

第三十条  档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人秘密。

第六章  档案的鉴定和销毁

第三十一条  对于超过保管期限的档案应定期进行鉴定。鉴定工作由法律援助机构负责人、档案管理人员和法律援助服务人员组成鉴定小组共同进行。

第三十二条  经鉴定，对仍有保存价值的案卷，应延长保管期限。对确无保存价值的档案应登记造册，连同销毁报告一并报同级司法行政机关，经书面批准后予以销毁。

第三十三条  为防止遗失和泄密，销毁档案应由两人负责监销，监销人应在销毁清册上签字。

第三十四条  法律援助机构档案管理人员调动工作时，应在离职前做好档案移交工作，办理移交手续。

第七章  档案材料及装订顺序

第三十五条  法律援助承办档案归档范围以及卷内文件材料排列顺序：

（一）刑事卷

1.侦查阶段：（1）通知辩护公函或法律援助申请表；（2）受援人身份证明（申请类）；（3）经济状况证明（申请类）；（4）案件审批表；（5）给予法律援助决定书（申请类）；（6）指派通知书、通知辩护函（存根）；（7）委托代理/辩护协议（申请类）；（8）授权委托书（申请类）；（9）法律风险告知书（申请类）；（10）会见笔录；（11）证据目录；（12）法律意见书；（13）结案报告；（14）案件质量监督表。

2.审查起诉阶段：（1）通知辩护公函或法律援助申请表；（2）受援人身份证明（申请类）；（3）经济状况证明（申请类）；（4）案件审批表；（5）给予法律援助决定书（申请类）；（6）指派通知书、通知辩护函（存根）；（7）委托代理/辩护协议（申请类）；（8）授权委托书（申请类）；（9）法律风险告知书（申请类）；（10）阅卷笔录；（11）会见笔录；（12）证据目录；（13）法律意见书；（14）起诉书；（15）结案报告；（16）案件质量监督表。

3.审判阶段：（1）通知辩护公函或法律援助申请表；（2）当事人身份证明（申请类）；（3）经济状况证明 （申请类）；（4）案件审批表（申请类）；（5）给予法律援助决定书（申请类）；（6）法律援助公函、通知辩护函、指派通知书（存根）；（7）委托代理/辩护协议（申请类）；（8）授权委托书（申请类）；（9）法律风险告知书（申请类）；（10）起诉书（副本）；（11）上诉状（申诉状）；（12）阅卷笔录；（13）会见笔录；（14）一审法院判决书（上诉案件）；（15）出庭通知书；（16）庭审笔录；（17）辩护词或代理词；（18）人民法院判决书或裁定书；（19）结案报告表；（20）案件质量监督表。

（二）民事（行政）案件卷

1.法律援助申请表；2.受援人身份证明；3.经济状况证明；4.案件审批表；5.给予法律援助决定书（存根）；6.指派通知书、法律援助公函（存根）；7.委托代理协议；8.授权委托书；9.法律风险告知书；10.谈话笔录；11.起诉状（上诉状、申诉状、答辩状）；12.证据目录；13.出庭通知书；14.庭审笔录；15.代理词；16.判决书（调解书、裁定书）；17.结案报告表；18.案件质量监督表。

（三）非诉讼卷

1.法律援助申请表；2.受援人身份证明；3.经济状况证明；4.案件审批表；5.给予法律援助决定书（存根）；6.指派通知书、法律援助公函（存根）；7.委托代理协议；8.授权委托书；9.法律风险告知书10.谈话笔录；11.证据目录；12.申请书；13.庭审笔录；14.仲裁裁决书、行政处理（复议）决定书、调解协议书或调查结论；15.结案报告表；16.案件质量监督表。

第八章  附则

第三十六条  本办法由自治区司法厅法制处和自治区档案局法规处负责解释。

第三十七条  本办法自印发之日起施行。2007年颁布的《新疆维吾尔自治区法律援助档案管理暂行规定》（新司通〔2007〕32号）同时废止。

 

附件：法律援助业务档案保管期限

 

 

 

 

 

 

 

附件

 

法律援助业务档案保管期限

 

一、刑事档案：

（一）具有下列情形之一的永久保管

1.危害国家安全案件判处有期徒刑五年以上的，普通刑事案件判处十五年以上的案件；

2.能反映一定的社会历史情况并有代表性的或有重大影响或对研究法律援助工作有重大参考价值的典型案件；

3.重大涉外案件；

4.对案件的定罪量刑，援助律师有重大不同意见的案件；

5.其他需要永久保管的案件。

（二）具有下列情形之一的保管期限为三十年

1.危害国家安全案件判处有期徒刑不满五年（包括判处拘役、管制、剥夺政治权利、免予刑事处分及缓刑）；

2.普通刑事犯罪判处五年以上不满十五年有期徒刑的案件；

3.一般涉外案件；

4.其他需要保管期限为三十年的案件。

（三）具有下列情形之一的保管期限为十年

1.犯罪判处五年以下有期徒刑或给予其他刑事处罚的案件；

2.其他需要保管期限为十年保管的案件。

二、民事代理档案

（一）具有下列情形之一的永久保管

1.房屋、土地、山林、水利（水面）等不动产权益纠纷案件；

2.反映一定社会历史情况有代表性的案件；

3.在全国、全市范围内有重大影响的案件；

4.诉讼标的在五十万元以上的案件；

5.较大的涉外案件；

6.对研究法律援助工作有重大参考价值的案件。

（二）具有下列情形之一的保管期限为三十年

1.诉讼标的在十万元以上不满五十万元的案件；

2.一般涉外案件；

3.疑难的离婚和离婚涉及子女财产的案件；

4.赡养、抚养案件中需要长期供养生活费的案件；

5.在本地区、本市有重大影响的案件；

6.缺席判决的案件；

7.宣告失踪、死亡的案件。

8.其他需要保管期限为三十年的案件。

（三）具有下列情形之一的保管期限为十年

1.一般民事案件；

2.其他需要保管期限为十年的案件。

三、行政诉讼代理档案

（一）具有下列情形之一的永久保管

1.当事人一方是省一级或国家部一级单位的案件；

2.在全国有重大影响的案件；

3.涉及金融、税收、工商、银行、公安等部门的典型案件；

4.其他需要永久保管的案件。

（二）具有下列情形之一的保管期限为三十年

1.当事人一方是厅局一级单位的案件；

2.在本地区、本市有重大影响的案件；

3.其他需要保管期限为三十年的案件。

（三）具有下列情形之一的保管期限为十年

1.一般行政诉讼案件；

2.其他需要保管期限为十年的案件。

四、非诉讼法律事务档案

（一）仲裁代理、涉外类业务及其他非诉讼法律援助档案的保管期限，参照本期限表第一、二、三项规定中最相类似的条文确定保管期限。

（二）咨询、代书业务档案列为保管期限为十年。

五、其他

（一）凡终止法律援助的业务档案，列为保管期限为十年。

（二）对于未规定保管期限的法律援助业务档案，由法律援助中心比照本期限表最相类似的规定提出保管期限的意见，并由同级司法行政机关报上级司法行政机关批准后执行。